Las tareas del proyecto pueden resultar abrumadoras si no se gestionan correctamente. Ademas, puede ser difícil conjeturar los resultados si estas tareas se tratan como tales. Por lo tanto, es mejor dividir un proyecto en partes más pequeñas en lugar de procesarlo todo junto. En otras palabras, si has iniciado actividades de proyecto simultáneas, da un paso atrás y divide tu proyecto en partes más pequeñas, alcanzables y entregables. ¿Te parece algo muy complejo? ¡No entres en pánico! Sigue leyendo con nosotros y descubre cómo llevar a cabo las tareas de proyecto en un entorno ágil.
Tabla de contenidos
Tarea de proyecto definida en pocas palabras.
Una tarea de proyecto, en un proyecto, es un componente más pequeño y manejable. Las tareas son una escalón orientado hacia el resultado; cada paso adelante te acerca a tus metas.
La conclusión exitosa de un proyecto requiere la realización eficiente de cada tarea a lo largo del viaje. Los siguientes párrafos destacan varias metodologías de gestión de proyectos que pueden ayudarte a desglosar tu proyecto y administrar tus tareas de manera eficiente.
Un equipo que trabaja en un proyecto suele tener varias actividades programadas. Cada tarea se asigna a un miembro específico del grupo, donde esa persona es responsable de completar la tarea dentro de un límite de tiempo específico.
Una tarea puede ser tan pequeña como escribir un artículo (como éste) o concertar una reunión. Las tareas complejas y exigentes se pueden subdividir en subtareas más pequeñas para obtener resultados eficientes.
Diferencia entre proyectos, tareas, proyectos individuales, procesos y actividades.
Las tareas y actividades son términos intercambiables. Una tarea se define como una actividad específica con metas y resultados esperados específicos. Las tareas, el proyecto y el proceso son términos interrelacionados; una secuencia de tareas forma un proceso mediante el cual se completa un proyecto.
La forma más eficaz de dividir proyectos.
Es habitual categorizar y estructurar tu proyecto en tareas manejables para una finalización eficiente del mismo.
Tener una hoja de ruta puede ayudar a aliviar los riesgos y facilitar el logro de la meta.
No puedes simplemente asignar tareas a los miembros de tu equipo y dejarlos solos. Debes controlar el progreso, evaluar y reevaluar los resultados. Mientras lo haces, asegúrate de que los miembros comprendan los fragmentos de sus tareas. Con ese fin, la falta de comunicación entre los miembros del equipo afecta el progreso de los proyectos.
En lugar de dejar la tarea ‘desatendida’, administra tu proyecto de manera más eficiente a través de un plan de gestión de proyectos adecuado.
A continuación se presentan algunas de las metodologías y marcos de gestión de proyectos más populares que pueden ayudarte a crear tu lista de tareas de administración de proyectos y administrar tus proyectos con destreza.
Las dos metodologías más populares incluyen cascada y Scrum.
1- Estructura de desglose del trabajo (WBS) en la gestión de proyectos en cascada.
La estructura de desglose del trabajo (WBS) en la gestión de proyectos en cascada es el método más básico y tradicional de gestión de proyectos. Consta de distintas fases dispuestas linealmente.
Estructura las tareas de manera secuencial, por lo que solo se puede avanzar cuando se ha completado la tarea anterior. Este método es ideal para proyectos a largo plazo, que tiene varias fases para completarse.
La finalización de una fase da paso a la siguiente. La desventaja de esta metodología es que no puedes revisar o volver a hacer una fase. Si quieres hacerlo, tendrás que empezar de nuevo. ¡No hay segundas oportunidades aquí!
La gestión de proyectos de cascada requiere una planificación adecuada de antemano. No puedes sumergirte en el proyecto sin comprender los detalles de cada fase. Cada miembro del equipo debe ser consciente de sus responsabilidades, sin dar marcha atrás.
2- Metodología Scrum para el smart working.
Scrum es una subcategoría del marco Agile, donde no es necesario planificar exhaustivamente. Scrum te permite trabajar en sprints de scrum entregables (eventos de tiempo limitado de 1 a 4 semanas que se centran en un objetivo específico).
La planificación de Sprint es donde divides tu proyecto en tareas a pequeña escala y las asignas a los miembros de tu equipo. Esto ayuda a los miembros del equipo a evolucionar y adaptarse a los cambios en curso. Para optimizar la eficacia del proyecto, mantén una reunión con los miembros de tu equipo y las partes interesadas.
Luego, cada miembro del equipo asume una tarea específica. Esto permite a los directores de proyecto centrarse en el proyecto en su conjunto.
Duración de la tarea en Scrum vs. EDT.
La duración exacta de una tarea depende del tamaño de tu proyecto, pero aquí hay una guía general.
La estructura de desglose del trabajo (WBS) funciona con la regla 8/80. Esta regla implica que un proyecto no debe ser inferior a 8 horas ni superior a 80 horas. Se recomienda asignar de 20 a 80 horas a cada tarea para mayor eficacia.
Sin embargo, la duración de la tarea en Scrum varía con el tamaño del proyecto, pero las tareas suelen ser de un día laborable o menos.
Organiza las tareas del proyecto.
Puedes organizar las tareas del proyecto con la ayuda de varios marcos de gestión. Algunos de los marcos más populares se analizan a continuación.
- Cascada para SDLC y proyectos similares
Cascada es un enfoque tradicional y predictivo para la gestión de proyectos. Cada fase del proyecto está planificada y organizada en un orden lineal.
El marco de Cascada es «tradicional» porque primero recopila la información necesaria y luego pasa a la fase de diseño e implementación. La siguiente fase implica la verificación de los productos y servicios y, por último, te concentras en el mantenimiento a largo plazo del proyecto.
La mayoría de los directores de proyectos etiquetan el marco como «vieja escuela»: la eficacia es innegable. El marco Cascada es ideal cuando se trabaja con proyectos de alto coste y dependencias más altas.
- Agile.
Agile no es una metodología específica, sino un término general para una variedad de metodologías. El aspecto principal de Agile es que ofrece iteraciones con frecuencia (a diferencia del enfoque en cascada donde tienes que planificar todo de antemano).
Lean tiene como objetivo crear un lugar de trabajo bien organizado, eficiente, limpio y eficaz. Elimina el desperdicio en cada paso.
Lean clasifica las necesidades y elimina las innecesarias. Luego, las necesidades se organizan en una secuencia adecuada para suavizar el flujo. El siguiente paso es limpiar el área de trabajo de forma intermitente.
Se establecen normas y prácticas específicas y se siguen estrictamente para garantizar que la tarea se complete de manera eficiente. Por último, mantén la disciplina y el orden. ¡Una limpieza completa y la eliminación de desechos pueden ahorrar millones!
Uso de una plataforma de gestión de proyectos para una tasa de finalización sólida.
Por último, y no menos importante, tener tus tareas de proyecto bien organizadas permitirá que todos los involucrados puedan acceder a ellas y saber adónde están parados en todo momento. Para ello, te recomendamos probar de manera gratuita Asana, el software de organización de tareas por excelencia.
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