Las 5 claves necesarias para un Smart working efectivo

La alerta sanitaria por el Covid-19 ha provocado grandes cambios en la sociedad tanto en la forma de relacionarnos como en el trabajo. Son muchas las empresas y los sectores que han podido comprobar cómo se han puesto en marcha con éxito modelos flexibles de trabajo para poder mantener su actividad y ven que la era post-Covid-19 pasa por fomentar el Smart working para evitar que los trabajadores pasen horas improductivas en la oficina.

Una apuesta por la eficiencia, la felicidad y el medioambiente

El Smart working es una fórmula de trabajo que apuesta por los resultados obtenidos y no por detalles, como el lugar desde el que se realiza el trabajo.  La base del smart working es dotar a los empleados de los recursos tecnológicos suficientes para poder desarrollar su actividad de manera eficiente y autónoma.

El futuro del teletrabajo – lo que llamamos Smart working –  consiste en conseguir una combinación perfecta entre empleados felices, empresas eficientes y una mejora en el medioambiente. Por eso es importante que se implante de manera exitosa en la sociedad y para ello es necesario que tengamos en cuenta algunos aspectos claves para su desarrollo.

Las habilidades necesarias para el Smart working

El Smart working requiere de una serie de habilidades y competencias que el equipo de trabajo ha de poseer para que su productividad y satisfacción no se vean afectadas.

• Organización. Es importante saber gestionar nuestro tiempo y evitar la procrastinación. Así como crear un espacio o entorno de trabajo en el que podamos desarrollar nuestras tareas de forma cómoda y sin interrupciones.

• Orientación a objetivos. El trabajo desde casa ha supuesto un cambio en la orientación del trabajo. En cierto modo, se ha pasado de trabajar por horas a trabajar por proyectos y/o objetivos. Lo que permite mayor flexibilidad para organizar el tiempo en función de los objetivos requeridos.

• Autonomía. Este es uno de los requisitos más demandados pues trabajando desde casa se ha de tener mayor autonomía para realizar tu trabajo y, especialmente, para resolver problemas y conflictos.

• Capacidad de priorizar. Los profesionales han de tener claro que tareas son más urgentes, cuáles más importantes y cuáles pueden esperar para actuar en consecuencia y garantizar el cumplimiento de objetivos.

Como podemos ver, trabajar desde casa requiere de una serie de habilidades personales y profesionales que nos permitan mejorar nuestra “autogestión”. Y con ello, evolucionar del teletrabajo al Smart working.

Las 5 claves para un Work Management efectivo

Además de contar con las habilidades comentadas, también es muy importante tener en cuenta los siguientes aspectos para poder implementar el  Smart Working de forma cómoda y efectiva en nuestro día a día.

1.      Planificar la jornada

Trabajar fuera de la oficina o en un horario flexible implica un cambio en nuestras rutinas diarias. Por lo que es fundamental que los profesionales planifiquen sus jornadas para habituarse a esta nueva metodología de trabajo y lograr la conciliación familiar.

2.      Mantener una buena comunicación de equipo

Al trabajar desde casa en un entorno distinto al de sus compañeros, los profesionales pueden llegar a sentirse aislados respecto al equipo. Por eso es muy importante trabajar en una buena comunicación de equipo para que el trabajo sea fluido, se mantenga la filosofía de empresa y se refuercen los lazos de equipo.

3.      Contar con las herramientas necesarias

Para poder trabajar desde casa y hacerlo de manera eficiente es necesario que la empresa facilite a sus trabajadores las herramientas necesarias para desarrollar la actividad. Y no solo hablamos de un ordenador y un teléfono. Sino que también es necesario que se facilite el software, plataformas online y programación necesarios para que ayuden a los empleados a desarrollar sus tareas de forma sencilla y eficiente.

4.      Crear un método de trabajo propio

El Smart working es una forma de trabajo que consiste en poner a disposición del trabajador todas las herramientas tecnológicas necesarias para el desarrollo de sus funciones, pero para ello también es importante que cada uno lo adapte a sus necesidades. Es decir, para que el Smart working sea efectivo es necesario que cada empleado adapte su método en función de sus necesidades y las de su empresa.

Un buen ejemplo de método efectivo de trabajo es la técnica Pomodoro. Esta técnica consiste en dividir nuestra jornada en bloques de trabajo de 25 minutos, a los que le siguen 5 minutos de descanso y se intercalan con pausas más largas cada 4 bloques. Este método nos permite optimizar nuestra concentración en la tarea que estamos llevando a cabo durante esos 25 minutos y ayuda a aumentar nuestra productividad.

5.    Disponer de alternativas y soluciones

Este aspecto es clave, pues aunque el Work Management se basa en el uso de la tecnología esta no es infalible y hemos de estar preparados.  Por eso es importante que sepamos cómo actuar ante un imprevisto y disponer de recursos y vías alternativas de contacto. E incluso hemos de contar con alternativas en caso que haya una pérdida de conexión por tiempo indeterminado.

Tener en cuenta estos aspectos nos ayudaran a implantar el Work Management de manera más eficaz y eficiente, pero también es importante que los empleados se sientan reforzados y animados por sus gerentes. Así se consigue que estos tengan mayor sensación de pertenecer a la empresa y estén más satisfechos. Con lo que aumentarán su productividad, su felicidad y, consecuentemente, la eficiencia global de la empresa.