Guía completa para implementar el Smart working en la empresa (III)

Durante estos últimos meses – y debido a la Covid-19 – muchas empresas están alentando a sus trabajadores a trabajar en remoto y se preguntan cuáles son las mejores herramientas para teletrabajo que ayudan a hacer un buen Smart working.

El Smart working  no solo implica un cambio en la filosofía de la empresa que ha de pasar de contar el trabajo por horas a hacerlo por objetivos, sino que también implica una inversión en cuanto a material y herramientas para teletrabajo necesarias para llevar a cabo un Smart working efectivo.

En nuestra tercera entrega de la Guía completa para implementar el Smart working en la empresa os vamos a hablar de algunas herramientas para teletrabajo que nos ayudarán en nuestro día a día.

Índice de contenido

Qué se necesita para un Smart working efectivo

Para llevar a cabo un Smart working con solvencia es necesario que tanto la empresa como los trabajadores tengan claro cuáles son los objetivos y el tiempo que hay para lograrlos y, por otro lado, que dispongan de la tecnología y las herramienta para teletrabajo necesarias.

En ese sentido hay que garantizar que los miembros del equipo trabajen de forma eficiente y asegurarse que todos dispongan de lo siguiente:

  • Una conexión a Internet segura y rápida.
  • Las herramientas adecuadas para realizar cada tarea.
  • Compromiso, responsabilidad y motivación.

Herramientas para teletrabajo que te ayudan con el Smart working

Actualmente existen infinidad de herramientas distintas que nos permiten poder trabajar en equipo a distancia, así como llevar a cabo un seguimiento de las tareas y de la productividad, entre otros. Por eso desde Interbel s) os hacemos un listado con algunas de las más destacadas.

Herramientas para organizarse y gestionar proyectos

Cuando cambias tu rutina y empiezas a implementar un nuevo modo de trabajo, hay algunos aspectos que son más complicados a la hora de adaptarnos. Uno de ellos es la organización. Por eso, a continuación te dejamos algunas de las herramientas que mejor nos ayudaran a organizarnos y gestionar proyectos. 

Asana

Asana es una herramienta de gestión de trabajo para equipos que permite gestionar los proyectos de manera más eficiente. Esta plataforma permite crear espacios de trabajo e invitar al equipo por correo electrónico. Esto permite planificar y estructurar el trabajo estableciendo prioridades, creando tareas y añadiendo fechas límite, así como escribir comentarios y subir archivos.

Además, permite asignar tareas, conocer el estado de cada trabajo a tiempo real y orientar a todo el equipo hacía los mismos objetivos.

También hay que destacar su sistema de etiquetas que permite filtrar las tareas en función de las mismas.

Trello

Trello es una aplicación que se basa en el trabajo colaborativo mediante el uso de tarjetas, listas y tableros. Esto permite al usuario organizar y priorizar los proyectos según su importancia.

Además, da la posibilidad de subir comentarios, adjuntar archivos y mantener conversaciones con otros miembros del equipo.

Monday

Este gestor de proyectos te ofrece la capacidad de automatizar tus tareas y flujos de trabajo para que puedas dedicar más tiempo al trabajo que realmente importa. Además, Monday da la posibilidad de crear un espacio de trabajo virtual para trabajar en equipo.

Hemos de destacar su funcionalidad de comunicación entre el equipo, así como la gran cantidad de gráficos y reportes que se pueden generar a partir de los datos introducidos.

Soluciones para la comunicación del equipo

La comunicación a distancia puede ser muy difícil, sobre todo si no hay un protocolo que la gestione. Si queremos que la comunicación de nuestra empresa no se convierta en un infierno, es imprescindible contar con unas reglas que nos ayuden a regularla y unas herramientas adecuadas para nosotros. Así nos aseguraremos mantener una comunicación fluida, correcta y se evitaran posibles conflictos.  

Slack

Slack es una herramienta de comunicación instantánea que nació para hacerle competencia el email. En lugar de tener todos los mensajes en una única bandeja de entrada, Slack se organiza por canales donde puedes compartir mensajes, herramientas y archivos.

Además, te permite clasificar las conversaciones por importancia/prioridad y crear canales de hasta 1000 personas.

Microsoft Teams

Microsoft Teams es una plataforma de comunicación y colaboración que cuenta con varias funcionalidades que permiten mantener una comunicación fluida con el equipo. Entre sus posibilidades destacan el chat, las videollamadas y la subida de archivos.

Al ser una herramienta de Microsoft, Teams da la posibilidad de integrar otras herramientas de la compañía, así como a una suscripción a Microsoft Office 365.

Rocket.chat

Rocket.chat es una herramienta de mensajería instantánea que cuenta con múltiples opciones entre las que se encuentran mensajes de voz, compartición de archivos y grupos privados.

Además, se trata de una herramienta de código abierto que permite una personalización del 100% (si sabes picar código, eso sí) y que permite tener un servidor corporativo de chat en tu propio Data Center, lo que permite controlar usuarios, credenciales, etc.

Herramientas para reuniones

Una parte importante del desarrollo de nuestra actividad son las reuniones con el equipo y clientes. Para conseguir que dichas reuniones  sean efectivas y obtengamos el resultado previsto es necesario contar con herramientas adecuadas que nos permitan conectar de una forma más cálida que el email.

Zoom

Esta herramienta permite hacer reuniones y videoconferencias. Zoom permite conectar hasta 1000 participantes y 10000 espectadores a la videoconferencia.

Además de poder grabar las sesiones, también se pueden compartir mensajes y archivos al mismo tiempo. Y cuenta con integraciones con prácticamente todas las herramientas.

Skype

Skype es, quizás, la herramienta de videollamadas y chats más conocida del planeta. Se adapta a todos los dispositivos y permite realizar audioconferencias de hasta 50 usuarios simultáneos.

Además, da la posibilidad de grabar las llamadas y habilitar subtítulos en directo, así como enviar archivos, realizar entrevistas o comunicarse mediante el chat inteligente.

Google Meet

Google Meet es la nueva aplicación de videoconferencias de Google que reemplaza a Hangouts.

A diferencia de Hangouts, Google Meet permite hasta 100 participantes en una misma videollamada, además de compartir pantalla o realizar capturas en tiempo real entre otros.

Entre las novedades de esta herramienta se encuentran el modo de baja luz para compensar la poca iluminación de los participantes, los subtítulos en directo y una opción de cancelación de ruido.

Soluciones para guardar archivos

Muchos equipos remotos generan gran cantidad de archivos que han de poder consultar sus compañeros. Si bien cada persona crea su propio “almacén digital”, es necesario que esta información esté disponible para todos, por lo que contar con una herramienta para teletrabajo que nos ayude con este almacenaje común será de gran ayuda,

Dropbox

Se trata de una de las herramientas pioneras en el almacenamiento de información. Dropbox es una herramienta muy útil pues permite subir, transferir y compartir archivo en la nube.

Además permite crear copias de seguridad de aquellos documentos que creas oportuno. Y las sugerencias personalizadas pueden ayudarnos a dedicar menos tiempo buscando documentos.

Wetransfer

Wetransfer es una aplicación basada en la nube que puedes utilizar para enviar o almacenar archivos. Puedes compartir hasta 20 GB de archivos en el plan de pago con varios destinatarios de correo electrónico de forma rápida y sencilla.

Su principal ventaja es que no necesitar una cuenta para utilizarlo. Ni el que envía los documentos, ni el que los recibe. Lo que facilita la transferencia de datos con clientes y personal externo a la empresa.

Google Drive

Esta herramienta de Google permite a los usuarios guardar, compartir y acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo. Con Google Drive puedes compartir archivos y carpetas invitando a otros usuarios, sin necesidad de descargarlos y adjuntarlos a un email.

Con el plan de empresa, las organizaciones solo han de pagar por el espacio de almacenamiento que utilicen, estando incluidos documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google.

Herramientas para la gestión de contraseñas

La gestión de contraseñas es uno de los temas más delicados para las empresas y de los más tediosos para los que optan por el Smart working. Para evitar complicaciones e intentar que sea un tema fácil de controlar es recomendable utilizar herramientas para teletrabajo especializadas en esta área.

Lastpass

Lastpass es una de las principales herramientas para la gestión de contraseñas de forma segura. Su principal función es recordar todas las contraseñas, además de permitir compartir contraseñas con terceros sin tener que enseñarlas de forma explícita.

Otra funcionalidad de la que dispone es la de rellenar automáticamente todos los datos de pago y envío cuando quieras hacer una compra. Además permite almacenar registros digitales de todos los ámbitos para que no se te escape nada.

Dashlane

Dashlane es una plataforma de gestión que recoge todas las contraseñas y la información personal en un lugar que solo controla el usuario. Esto permite almacenarlos con total seguridad y usarlos rápidamente en el momento en que se necesiten.

Además, también permite cambiar sus contraseñas débiles por otras con mayor grado de seguridad. Lo que facilita la protección de nuestras cuentas y evitar los hackeos.

Keeper

Keeper es uno de los gestores de contraseña mejor valorados para proteger a los usuarios de las filtraciones de contraseña y ciberamenazas.

Además de ser una herramienta de fácil uso, cuenta con seguridad de primer nivel, asistencia constante y máxima flexibilidad para adaptarse a los requisitos de cada empresa.  

Herramientas para medir la productividad

Muchas son las empresa que no implantan el Smart working por miedo a que sus trabajadores pierdan su productividad. Pero lo que no conocen dichas empresas es que existen herramientas para teletrabajo que permiten a la empresa medir el tiempo y la productividad de sus empleados. Si bien, antes de utilizarlas, es necesario (y obligatorio por ley) que los trabajadores sepan del uso de dichas herramientas.

Toggl

Toggl es una herramienta que sirve para contabilizar el tiempo que se dedica a cada tarea. Se le pueden añadir distintos proyectos, asociarlos a clientes concretos y añadirle etiquetas.

Además, cuenta con un temporizador para medir el tiempo, gráficos de gestión e informes.

Clocikfy

Se trata de una herramienta de time-tracking muy útil para conocer el tiempo que se emplea en cada proyecto. Clockify permite conocer qué tiempo necesitamos para cada acción y así evitar la sobrecarga y los malentendidos con el quipo.

Además, permite sacar reports para conocer la evolución de nuestra empresa, cuenta con muchas integraciones disponibles e, incluso, permite estimar el presupuesto de un proyecto en base al tiempo que se le dedica.

Chimp or champ

Chimp or Champ es una herramienta para teletrabajo que permite a la empresa conocer la productividad de los trabajadores y su grado de felicidad. De forma anónima se medirá semanalmente  el grado de implicación y el ritmo del equipo.

Esta herramienta permitirá a la empresa saber el grado de compromiso de sus trabajadores y facilitar la toma de decisiones para mejorar el bienestar de sus empleados y, con ello, obtener mejores resultados.

Otras herramientas

Si bien estas herramientas para teletrabajo son las más comúnmente utilizadas, existe infinidad de ellas en función de las tareas o acciones que demás realizar. A continuación os dejamos algunas:

  • Padlet. Es una herramienta que permite almacenar y compartir contenido multimedia mediante un muro digital que puedes utilizar como un tablón personal o una pizarra colaborativa.
  • Miro. Es una plataforma colaborativa donde compartir estrategias, generar flujos de trabajo, etc. Esta herramienta permite dibujar diagramas en tiempo real con otras personas y cuenta con soporte de videoconferencia e integración con múltiples herramientas de terceros.
  • Typeform. Se trata de una herramienta para realizar encuestas con una solvencia increíble. Se integra con casi todas las plataformas y cuenta con opciones de diseño muy completas.
  • TeamViewer. Esta es una de las herramientas más utilizadas para el soporte técnico remoto. Permite a los técnicos conectarse a cualquier ordenador de manera fácil y acceder a la información de forma segura.

Si esta entrega de la Guía para implementar el Smart working en la empresa te ha parecido interesante, no dudes en consultar nuestra sección de Descargas donde encontrarás pruebas gratuitas de herramientas que pueden ayudarte con el Smart working.

Accede a la segunda parte de nuestra guía aquí:

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