Las mejores herramientas para facilitar el trabajo en equipo.

En nuestra publicación anterior les hablamos de la importancia de lograr que el equipo pueda trabajar en forma unida, orientado hacia los objetivos comunes, y del valor de la intervención del líder para lograr esta cohesión. Sin embargo, hay algo que no podemos dejar de tener en cuenta: para preparar un pastel, hace falta tener los utensilios adecuados. No podemos batir los huevos y el azúcar con una regla, así como no podemos derretir el chocolate para la cobertura poniéndolo en el refrigerador. Esto mismo pasa con el trabajo en equipo: debemos utilizar las herramientas adecuadas para los fines que pretendemos. En esta publicación, entonces, hablaremos de las mejores herramientas para fomentar el trabajo en equipo.

Las mejores herramientas para el trabajo en equipo.

“Tener acceso a recursos tecnológicos para poder colaborar y comunicarse es crucial para los equipos. Aún más ahora, en la era del COVID-19. Gracias a que nos preparamos desde el día uno con Asana y otras herramientas, empezamos con el pie derecho cuando pasamos a trabajar desde casa. No sufrimos alteraciones en nuestro ritmo de trabajo, ni en los resultados”.

Rossa Shanks, Chief Marketing Officer, Dow Jones

Las aplicaciones orientadas al trabajo colaborativo pueden ayudar a que nuestro equipo se comunique, comparta archivos y coordine sus tareas con facilidad. Veamos a continuación cuáles son las herramientas que no pueden faltar en tu empresa, separadas en apartados según estén orientadas a un fin concreto. ¡Vamos allá!

Una herramienta para compartir archivos, como Google Workspace, Microsoft Office o  Dropbox.

La colaboración en un equipo en ocasiones se vuelve complicada cuando se llega al punto de buscar entre pilas de documentos, o esperar que alguien responda a un correo electrónico para dar acceso a un archivo en particular. Pero si utilizamos una herramienta para compartir archivos centralizada, este problema se soluciona. Ahora tu equipo tendrá un archivo compartido y un lugar para guardar los documentos al que cualquiera puede acceder. ¡Bien hecho!

Una herramienta de comunicación como Slack o Microsoft Teams.

Una buena comunicación es primordial cuando hablamos de trabajo en equipo. ¿Qué medios utiliza tu equipo para comunicarse? Como decíamos en nuestra publicación anterior, es muy importante estrechar los lazos de los miembros de tu equipo y saber que existe un canal abierto para mantener el contacto, aunque no lo utilicen continuamente. Esto es especialmente importante cuando el trabajo se realiza de forma remota, con todos los beneficios que esto acarrea. Una herramienta de mensajería, entonces, provee acceso fácil y rápido a todos los miembros del equipo.

Y ya que hablamos de trabajo remoto, ¿sabías que esto tiene muchos beneficios para tu empresa y para el mundo en general? Te invitamos a conocer un poco de la iniciativa 3outOf5.

Una herramienta para comunicaciones con video como Zoom o Google Meet.

Las reuniones en una sala de juntas son provechosas y promueven la camaradería entre los miembros de un equipo de trabajo, mientras se comparten ideas acompañadas de un delicioso café caliente. Sin embargo, con el teletrabajo estas reuniones han quedado en el pasado. ¡Pero no hay que entrar en pánico! Una conferencia con video permite al equipo verse cara a cara, lo que ayuda a desarrollar un ambiente colaborativo, aunque se esté trabajando de forma remota. Asegúrate siempre de que todos los miembros tengan acceso a este tipo de herramientas, y que sepan utilizarlas correctamente para sacarles el mayor provecho posible.

Una herramienta para administrar el trabajo, como Asana.

Para lograr una buena colaboración en tu equipo, un buen manejo de las tareas a realizar es la piedra fundacional para lograr una estrategia colaborativa eficiente. Con una herramienta de administración de tareas puedes visualizar las necesidades de tu equipo, controlar el trabajo en tiempo real y mantener siempre un control de los objetivos, al tiempo que se actualizan de ser necesario. Asana es una muy buena herramienta para ayudar a que tu equipo logre todo esto: te ayuda a organizar el trabajo, mantener a los miembros en sincronía y alcanzar las metas propuestas.

Consejos extra: desafíos que se presentan en el trabajo colaborativo.

Nueva normalidad: los desafíos de aprender a usar nuevas herramientas para mejorar el trabajo en equipo.A pesar de que ya hemos hablado de los beneficios del trabajo en equipo, de cómo fomentarlo, y de las herramientas que lo facilitan, hay otros aspectos que no debemos dejar de lado. Por desgracia, no todo es color de rosas en la senda del trabajo en equipo, y existe una serie de dificultades que puede aparecer en tu camino sin previo aviso. Veamos ahora cuáles son, y cómo podemos enfrentarlas, llegado el momento.

Demasiada información.

Cuando se implementan nuevas herramientas colaborativas y distintas estrategias, el trabajo deja de ser un hecho aislado, sobre todo entre miembros de un mismo equipo. Esto puede producir que, si no hay un manejo correcto del trabajo, puede ser sofocante la abundancia de información a la que se tiene acceso. Esto podría provocar que lo importante se pierda de vista.

Para prevenir esto, es importante establecer con anticipación las convenciones para comunicarse. Si tu equipo sabe exactamente dónde estará cada cosa que necesita, se irá a buscar directamente allí en vez de provocar una búsqueda al azar, que provocará una avalancha de información. También es importante escoger una herramienta de administración de trabajo que permita administrar la privacidad de tu trabajo, para poder colaborar más eficientemente.

Demasiadas notificaciones.

Situación: incontables notificaciones de mensajes y correos electrónicos recibidos te llegan constantemente, interrumpiendo tu trabajo y evitando que puedas concentrarte. Definitivamente, no era éste el objetivo del trabajo en equipo.

Para controlar ésto, asegúrate de que tu software te ofrezca un acceso sencillo para controlar las notificaciones importantes. Puedes elegir un perfil de NO MOLESTAR, o simplemente, apagar las notificaciones, y revisar tus mensajes y correos cuando hayas terminado tus tareas. De esta manera, podrás enfocarte mejor en tu trabajo.

El equipo de trabajo tiene dificultades para adaptarse.

Esta situación se presenta cuando tu equipo no puede adaptarse a los nuevos programas, herramientas o métodos de trabajo.

La solución es hacer que todos en el equipo den pasitos de bebé, esto es, que vayan adaptándose poco a poco. También es útil que haya un experto o asesor que pueda explicar cómo funcionan las nuevas herramientas y, ¿por qué no? Quizás dar una charla o una pequeña capacitación para conseguir una implementación efectiva. Los cambios drásticos pueden no ser sencillos, pero pueden aplicarse poco a poco. ¡Ánimos!

Los resultados son más lentos de lo esperado (o no hay cambios en lo absoluto).

Ya el título lo dice todo. ¿Qué podemos hacer al respecto? Lo primero es no desesperarse. Los grandes cambios llevan tiempo, y conseguir que un nuevo grupo de trabajo funcione cohesivamente es uno de ellos. Intenta fijar metas a corto plazo, para que todos puedan mirar atrás y ver lo que han conseguido.

Nuestro consejo final en cuanto al trabajo en equipo

Cuando un equipo trabaja junto, puedes alcanzar grandes metas. En Interbel creemos en el trabajo colaborativo, y en que un grupo de personas orientadas hacia un mismo objetivo lo alcanzarán mucho más rápida y efectivamente que un solo individuo. Asana tiene la misión de ayudar al mundo a prosperar sin esfuerzos, bajo la meta de trabajar de forma conjunta. Por eso, te invitamos a probarlo, de forma totalmente gratuita, por treinta días.

En Interbel junto a Asana te ayudamos a obtener resultados rápidos en la implementación y capacitación para que puedan gestionar el trabajo de inmediato. ¿Quieres comenzar con una asesoría gratuita de 30 minutos? Beneficios: Software lider en Work Managment Asesoria Personalizada Uso de metodologías Agiles para proyectos y procesos Gestión fácil de equipos y aumento de productividad Conocer el estado de todo y cumplir las fechas límites Y muchos más..