Proteger datos críticos: archivado de correo vs. copia de seguridad

El correo electrónico es la forma de comunicación por excelencia de las empresas, y más en los días en los que nos encontramos. En nuestros emails solemos contener datos críticos sobre nuestra empresa y nuestros clientes. Por eso es de vital importancia protegerlo frente a posibles ataques de hackers que buscan obtener algún tipo de beneficio (económico o de reputación) y tenerlos disponibles a largo plazo.

¿Cómo preservamos y protegemos los datos críticos de nuestra empresa?

Muchas empresas no son conscientes de la cantidad de datos críticos que contienen sus emails y que deben preservar y mantener disponibles a largo plazo.

Las regulaciones de cumplimiento de correo electrónico están en constante crecimiento y esto hace que los requisitos legales para manejar estos datos críticos varíen.  Por eso los responsables de toma de decisiones de IT deben manejar la protección de dichos datos del email e incluirlo en las políticas de utilización del correo electrónico. Estos requisitos legales cambian de un país a otro y las grandes empresas han de tenerlo en cuenta.

Para proteger y preservar los datos críticos la empresa ha de contar con una solución de archivo de correo electrónico y un software de respaldo. Esto es realmente importante ya que, con ambas soluciones, cumplen la mayor parte de los requisitos legales y de protección.

Copia de seguridad versus archivado de correo

Gran parte de las empresas tienen asumido que han de realizar copias de seguridad de todos sus archivos de forma periódica, pero ¿saben realmente para qué sirve el archivado de correo?

Todavía hay quien cree que una copia de seguridad y un archivado de correo sirven para lo mismo y que contando con una de las dos opciones es suficiente. Por eso hoy queremos hablar de las diferencias entre una copia de seguridad y un archivado de correo.

Copia de seguridad: ¿Qué es?

Una copia de seguridad consiste en la extracción de una copia de los datos (incluyendo los datos críticos) con la finalidad de restaurar dichos datos en caso de daños o pérdidas.

En este caso, los datos originales no se eliminan después de hacer una copia de seguridad. Es decir, se mantienen en su lugar original ocupando un espacio que, posteriormente, puede ser necesario.

El  propósito de la copia de seguridad es restaurar los datos si algo ocurre y se pierde la información o incluso el sistema donde están albergados.  Por ejemplo, alguien puede borrar accidentalmente (o maliciosamente) un email o un servidor que contenga datos críticos para la empresa y, si no dispusiéramos de copia de seguridad, estos se pierden.

Archivado de correo: ¿Qué es?

El archivado de correo consiste en hacer una copia de los datos para retenerlos a largo plazo (años o décadas) y en una ubicación segura que tenga un acceso muy restringido.

Aunque no es obligatorio, en la mayoría de ocasiones los datos originales se eliminan después de realizar el archivado. Esto permite a la empresa disponer del espacio que antes ocupaban estos datos y tenerlo disponible para un futuro.

Archivar el correo puede servir para múltiples propósitos. El más habitual es ayudar a localizar algunos datos críticos necesarios una vez transcurrido un largo período de tiempo. Otro propósito puede ser disponer de dichos datos para utilizarlos como prueba legal, en caso de ser necesario.

Las diferencias entre el archivado de correo y la copia de seguridad

Existen algunas diferencias entre el archivado de correo y la copia de seguridad que hemos de tener en cuenta para escoger la opción que mejor nos convenga.

La más importante es que los sistemas de respaldo (copia de seguridad) restauran datos, mientras que los sistemas de archivado de correo los recuperan.

Cuando se restaura un archivo o dato, normalmente se trata de un único archivo, servidor o base de datos. Pero cuando se recupera, suele recuperarse una colección de datos relacionados que pueden estar almacenados en distintos servidores o formatos.

Para hacer una restauración de una copia de seguridad es necesario que sepamos donde está el archivo o datos críticos que queremos recuperar. En cambio, para recuperar información que hemos archivado no es necesario, sólo necesitamos saber el conjunto de parámetros que queremos recuperar. Por ejemplo: queremos recuperar un contrato de un cliente determinado pero no sabemos dónde se encuentra exactamente. No pasa nada, solo tendremos que poner unas palabras clave en el buscador – contrato XXX, por ejemplo – y nos aparecerán todos los correos relacionados.

La importancia de los dos sistemas

Muchas empresas intentar utilizar el sistema de copia de seguridad como un sistema de archivado de correo, lo que significa que mantienen sus copias de seguridad durante mucho tiempo.

La primera vez que necesitaran hacer una recuperación real, encontraran lo difícil que es recuperar algo que está destinado a hacer restauraciones. Esto hará que la recuperación sea mucho más lenta y costosa.

Si quieren recuperar un correo electrónico es mucho más fácil y rápido contar con una solución de archivado de correo. Así evitaran demorar la búsqueda de los datos críticos necesarios y podrán dar respuesta a la necesidad original de forma ágil, ya sea presentarlos como prueba legal en un litigio o recuperarlos para elaborar un informe o propuesta para un cliente.

Las ventajas del archivado de correo

Como decíamos, si lo que queremos es disponer de nuestros datos críticos ( y no tan críticos) en cualquier momento, lo mejor es contar con una solución de archivado de correo electrónico.

Estas soluciones cuentan con muchos otros beneficios, además de la rapidez y disponibilidad continua. No solo nos ayuda con los requisitos de cumplimiento comentados al principio del post, si no que nos permite trabajar de forma más efectiva y ahorrar recursos importantes.

Contar con una solución de archivado nos ayudará a reducir el volumen de datos en el servidor de correo y los tiempos de copia de seguridad y restauración se harán más cortos. También nos ayudará a aumentar la productividad de nuestra empresa.

Otra ventaja es que podemos realizar búsquedas específicas de texto para emails y archivos adjuntos, incluso si el contenido ya no existe en el servidor de correo. Los usuarios también podremos restaurar correos electrónicos archivados y no necesitaremos los servicios de un administrador de IT. Lo que les dejará más tiempo disponible para dedicar a otras tareas más importantes.

En resumen

El archivado de correo y la copia de seguridad son dos soluciones completamente distintas que tienen distintos propósitos para nuestros datos críticos. Mientras las copias de seguridad buscan recuperarlos frente a posibles desastres o pérdidas, la solución de archivado busca garantizar que los datos sean recuperables y estén disponibles en cualquier momento.

Contar con una de las dos soluciones no significa que debamos prescindir de la otra. Es más, contar con ambas soluciones es un elemento clave en la estrategia de IT que nos ayudará a proteger los datos críticos de nuestra empresa.

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