Work Management: cómo administrar el tiempo en el trabajo.

Durante el mes pasado estuvimos adentrándonos en el tema del Work Management, así como abordando distintos aspectos. En esta ocasión, te brindamos una lista de consejos que harán que la correcta administración del tiempo y la aplicación de Work Management en tu empresa hagan que alcances el éxito de manera absoluta. ¡Vamos allá!

Tabla de Contenidos

• Consejos para administrar mejor el tiempo.
  • Averigua cómo estás gastando tu tiempo actualmente.
  • Crea un horario diario y cúmplelo.
  • Prioriza sabiamente.
  • Agrupa tareas similares.
  • Evita la tentación de realizar múltiples tareas.
  • Asigna límites de tiempo a las tareas.
  • Incorpora momentos «de recarga».
  • Aprende a decir no.
  • Organízate.
  • Elimina las distracciones.
• La importancia del tiempo en el Work Management: palabras finales.

Consejos para administrar mejor el tiempo.

A simple vista parece una tontería, pero no es así. Administrar correctamente el tiempo es mucho más difícil de lo que parece, ya que las distracciones a veces son difíciles de identificar. Por ejemplo, sin querer observamos el reloj y decimos: ¿ya ha pasado media hora? Y es que, sin pensar mucho en ello, sentimos que habían transcurrido apenas unos minutos. Pero, ¡no te preocupes! Sigue leyendo con nosotros y descubrirás que tomar el control de tu tiempo no es tan difícil como parece.

1. Averigua cómo estás gastando tu tiempo actualmente.

Si vas a optimizar la gestión de tu tiempo personal, primero debes averiguar adónde va el tiempo. Intenta registrar diligentemente tu tiempo durante una semana, mediante el seguimiento de tus actividades diarias. Esta auditoría te ayudará a:

• Determinar cuánto puedes lograr de manera factible en un día.
• Identificar pérdidas de tiempo.
• Concentrarte en las actividades que proporcionan los mayores beneficios.

2. Crea un horario diario y cúmplelo.

Este paso es absolutamente crucial para aprender a administrar el tiempo en el trabajo. Ni siquiera intentes comenzar tu día sin una lista organizada de tareas pendientes. Antes de salir del trabajo al final del día, crea una lista de las tareas más urgentes para el día siguiente. Este paso te permite ponerte en marcha tan pronto como llegas a la oficina.

Poner todo en papel (literal o metafóricamente) evitará que te quedes despierto por la noche dando vueltas y vueltas a las tareas pendientes. En cambio, tu subconsciente se pondrá a trabajar en tus planes mientras duermes, lo que significa que puedes despertarte por la mañana con nuevas ideas para la jornada laboral.

3. Prioriza sabiamente.

A medida que organizas tu lista de tareas pendientes, la priorización es clave para una gestión exitosa del tiempo en el trabajo. Empieza por eliminar las tareas que no deberías realizar en primer lugar. Luego, identifica las tres o cuatro tareas más importantes y hazlas primero; de esta manera, te asegurarás de terminar las tareas esenciales.

Evalúa tu lista de tareas pendientes y asegúrate de organizarla en función de la importancia de una tarea en lugar de su urgencia. Las tareas importantes apoyan el logro de tus metas, mientras que las urgentes requieren atención inmediata y están asociadas con el logro de las metas de otra persona. Tendemos a dejar que lo urgente domine cuando realmente deberíamos centrarnos en actividades que respalden nuestros objetivos comerciales.

Para saber en qué categoría entra cada tarea, presta atención a la siguiente clasificación:

• Importante y urgente: estas tareas tienen plazos importantes con gran urgencia; complétalas de inmediato.
• Importante pero no urgente: estos elementos son importantes pero no requieren una acción inmediata y deben involucrar estrategias de desarrollo a largo plazo. Dedica la mayor parte de su tiempo a estas tareas, siempre que sea posible.
• Urgente pero no importante: estas tareas son urgentes pero no importantes. Minimízalas, delega o elimínalas porque no contribuyen a tu producción. Generalmente son distracciones que pueden resultar de la mala planificación de otros.
• Urgentes y sin importancia: estas actividades tienen poco o ningún valor y deben eliminarse tanto como sea posible.
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4. Agrupa tareas similares.

Ahorra tiempo y energía mental tratando de completar todo un tipo de tarea antes de pasar al siguiente. Por ejemplo, crea períodos de tiempo separados para responder correos electrónicos, hacer llamadas telefónicas, archivar, etc. No contestes correos electrónicos y mensajes a medida que llegan, ya que hacerlo es una distracción en su máxima expresión. Apaga el teléfono y las notificaciones por correo electrónico para eliminar por completo la tentación de consultar en un momento no acordado.

5. Evita la tentación de realizar múltiples tareas.

Este es uno de los consejos de administración del tiempo más simples para el trabajo, pero puede ser uno de los más difíciles de seguir. Concéntrate en la tarea que tienes entre manos y bloquea todas las distracciones. Puede ser tentador hacer varias cosas a la vez, pero no es beneficioso a largo plazo. Pierdes tiempo y disminuyes la productividad al cambiar de una tarea a otra.

Del mismo modo, no te sientas abrumado por una lista de tareas pendientes que parece infinita. El estrés no la acortará, así que inhala, exhala y haz una tarea a la vez.

6. Asigna límites de tiempo a las tareas.

Parte de la creación de tu horario debe implicar establecer límites de tiempo en las tareas en lugar de simplemente trabajar hasta que estén terminadas. Las listas de tareas son geniales y maravillosas, pero a veces puedes sentir que nunca terminas nada.

Si estás buscando establecer un ritmo constante en tu flujo de trabajo, la Técnica Pomodoro puede ayudarte a marcar tu lista de tareas pendientes en bloques de 25 minutos, tomando descansos cortos entre cada período, y un descanso más largo después de completar cuatro. Esta técnica equilibra períodos de trabajo intenso con descansos frecuentes, lo que reduce la tensión mental y mantiene la motivación.