Work Management: cómo administrar el tiempo en el trabajo.

Durante el mes pasado estuvimos adentrándonos en el tema del Work Management, así como abordando distintos aspectos. En esta ocasión, te brindamos una lista de consejos que harán que la correcta administración del tiempo y la aplicación de Work Management en tu empresa hagan que alcances el éxito de manera absoluta. ¡Vamos allá!

Tabla de Contenidos

Consejos para administrar mejor el tiempo.

A simple vista parece una tontería, pero no es así. Administrar correctamente el tiempo es mucho más difícil de lo que parece, ya que las distracciones a veces son difíciles de identificar. A veces, sin querer observamos el reloj y decimos: ¿ya ha pasado media hora? Y es que, sin pensar mucho en ello, sentimos que habían pasado apenas unos minutos. Pero, ¡no te preocupes! Sigue leyendo con nosotros y descubrirás que tomar el control de tu tiempo no es tan difícil como parece.

  1. Averigüe cómo está gastando su tiempo actualmente.

Si va a optimizar la gestión de su tiempo personal, primero debe averiguar a dónde va el tiempo. Intente registrar diligentemente su tiempo durante una semana mediante el seguimiento de sus actividades diarias. Esta auditoría le ayudará a:

  • Determinar cuánto puedes lograr de manera factible en un día.
  • Identificar pérdidas de tiempo.
  • Concentrarse en las actividades que proporcionen los mayores beneficios.
  1. Cree un horario diario y cúmplalo.

Este paso es absolutamente crucial para aprender a administrar el tiempo en el trabajo. Ni siquiera intente comenzar su día sin una lista organizada de tareas pendientes. Antes de salir del trabajo al final del día, cree una lista de las tareas más urgentes para el día siguiente. Este paso le permite ponerse en marcha tan pronto como llegue a la oficina.

Poner todo en papel (literal o metafóricamente) evitará que te quedes despierto por la noche dando vueltas y vueltas a las tareas que pasan por tu cerebro. En cambio, su subconsciente se pone a trabajar en sus planes mientras duerme, lo que significa que puede despertarse por la mañana con nuevas ideas para la jornada laboral.

  1. Priorice sabiamente.

A medida que organiza su lista de tareas pendientes, la priorización es clave para una gestión exitosa del tiempo en el trabajo. Empiece por eliminar las tareas que no debería realizar en primer lugar. Luego, identifique las tres o cuatro tareas más importantes y hágalas primero; de esa manera, se asegurará de terminar las tareas esenciales.

Evalúe su lista de tareas pendientes y asegúrese de organizarla en función de la importancia de una tarea en lugar de su urgencia. Las tareas importantes apoyan el logro de sus metas, mientras que las  urgentes requieren atención inmediata y están asociadas con el logro de las metas de otra persona. Tendemos a dejar que lo urgente domine cuando realmente deberíamos centrarnos en actividades que respalden nuestros objetivos comerciales.

El tiempo y el Work Management: saber separar nuestras tareas en categorías es un paso primordial.

Para saber en qué categoría entra cada tarea, preste atención a la siguiente clasificación:

  • Importante y urgente: estas tareas tienen plazos importantes con gran urgencia; complételas de inmediato.
  • Importante pero no urgente: estos elementos son importantes pero no requieren una acción inmediata y deben involucrar estrategias de desarrollo a largo plazo. Dedique la mayor parte de su tiempo a estas tareas, siempre que sea posible.
  • Urgente pero no importante: estas tareas son urgentes pero no importantes. Minimícelas, delegue o elimínelas porque no contribuyen a su producción. Generalmente son distracciones que pueden resultar de la mala planificación de otros.
  • Urgentes y sin importancia: estas actividades tienen poco o ningún valor y deben eliminarse tanto como sea posible.
  1. Agrupe tareas similares.

Ahorre tiempo y energía mental tratando de completar todo un tipo de tarea antes de pasar al siguiente. Por ejemplo, cree períodos de tiempo separados para responder correos electrónicos, hacer llamadas telefónicas, archivar, etc. No conteste correos electrónicos y mensajes a medida que llegan, ya que hacerlo es una distracción en su máxima expresión. Apague el teléfono y las notificaciones por correo electrónico para eliminar por completo la tentación de consultar en un momento no acordado.

  1. Evite la tentación de realizar múltiples tareas.

Este es uno de los consejos de administración del tiempo más simples para el trabajo, pero puede ser uno de los más difíciles de seguir. Concéntrese en la tarea que tiene entre manos y bloquee todas las distracciones. Puede ser tentador hacer varias cosas a la vez, pero no es beneficioso a largo plazo. Pierde tiempo y disminuye la productividad al cambiar de una tarea a otra.

Del mismo modo, no se sienta abrumado por una lista de tareas pendientes que parece infinita. El estrés no lo acortará, así que inhale, exhale y hágalo una tarea a la vez.

  1. Asigne límites de tiempo a las tareas.

Parte de la creación de su horario debe implicar establecer límites de tiempo en las tareas en lugar de simplemente trabajar hasta que estén terminadas. Las listas de tareas son geniales y maravillosas, pero a veces puede sentir que nunca marca nada.

Si está buscando establecer un ritmo constante en su flujo de trabajo, la Técnica Pomodoro puede ayudarlo a marcar su lista de tareas pendientes en bloques de 25 minutos, tomando descansos cortos entre cada período y un descanso más largo después de completar cuatro. Esta técnica equilibra períodos de trabajo intenso con descansos frecuentes, lo que reduce la tensión mental y mantiene la motivación.

Tiempo y Work Management: la aplicación de ciertas técnicas puede ser muy efectiva.

  1. Incorpora momentos «de recarga».

Uno de los consejos de gestión del tiempo más agradables para el trabajo: haga que los descansos formen parte de su horario. Cuando termines una tarea, date tiempo para respirar. Tome pequeños descansos para recargar energías, ponerse de pie y caminar un momento, tomar un café, etc.

  1. Aprenda a decir no.

Nunca aprenderá a administrar el tiempo en el trabajo si no aprende a decir que no. Solo usted sabe realmente para qué tiene tiempo, por lo que si necesita rechazar una solicitud para concentrarse en tareas más importantes, no dude en hacerlo. Y si acepta un proyecto que obviamente no va a ninguna parte, no tenga miedo de dejarlo ir.

Si no puede decir que no, delegue. Si bien delegar puede ser una habilidad difícil de aprender, puede hacer maravillas en la administración de su tiempo personal. Ha formado un equipo talentoso, así que determine las tareas que puede ceder a otros.

  1. Organícese.

Para una gestión eficaz del tiempo, este consejo debe estar incluido en su lista de tareas pendientes. Si tiene montones de papeles esparcidos por todo el escritorio, encontrar el que realmente necesita será como encontrar una aguja en un pajar. Hay pocas cosas tan frustrantes como perder un tiempo valioso buscando artículos extraviados.

Las pequeñas cosas marcan una gran diferencia. Crear un sistema de archivo de documentos. Anule la suscripción a los correos electrónicos que ya no necesita. Piense, sólo tiene que hacerlo una vez, pero obtendrá los beneficios para siempre.

  1. Elimine las distracciones.

Redes sociales, navegación web, compañeros de trabajo, mensajes de texto, mensajería instantánea: las distracciones en el trabajo pueden ser ilimitadas. Una clave para la gestión del tiempo personal es ser proactivo para deshacerse de ellos. Cierre la puerta para limitar las interrupciones. Cierre todas las pestañas excepto en las que está trabajando actualmente. Desactive las notificaciones de mensajería y deje sus llamadas telefónicas personales para el almuerzo.

La importancia del tiempo en el Work Management: palabras finales.

Ahí lo tiene: diez consejos para la gestión del tiempo en el trabajo que pueden llevar su productividad a un nivel completamente nuevo. ¿Aún te resulta complicado pensar cómo hacerlo? ¡No te preocupes! Nosotros estamos más que dispuestos a ayudarte. Ponte en contacto con nosotros utilizando el formulario siguiente, y ten una charla introductoria de forma totalmente gratuita. ¿Qué esperas?

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