Work Management: ¿Qué es y por qué es importante aplicarlo?

En ocasiones anteriores hemos hablado de la importancia de organizar el trabajo en equipo: cómo motivarlo y hacer que se relacione más a fondo durante una reunión, en el lugar de trabajo y fuera del mismo, así como la forma en la que puedes establecer contacto con los miembros del equipo aunque se encuentren en sitios remotos. Sin embargo, hay un término que no hemos nombrado aún, y nos referimos a Work Management. ¿De qué estamos hablando? Sigue leyendo con nosotros y aprende más acerca de este apasionante tema.

Tabla de contenidos.

• ¿Qué es el Work Management?
• Breve historia del Work Management.
• Entrada a la modernidad.
• Los elementos del Work Management.
• ¿Por qué el Work Management es importante?
• Palabras finales.

¿Qué es el Work Management?

El Work Management (gestión del trabajo) es la intersección de los proyectos, los procesos y el know-how de la empresa con el equipo para estructurar el flujo de trabajo. Para decirlo de forma más sencilla, es organizar el trabajo en tu empresa para que sea más ágil, eficiente y rentable, con el menor esfuerzo posible.

Esto se puede aplicar al alcance del proyecto o la organización de las operaciones del proyecto. De cualquier manera, el objetivo es optimizar estos procesos para programar mejor las tareas, cumplir con las expectativas de las partes interesadas, administrar los recursos y evaluar el desempeño para mejorar aún más la productividad.

El ciclo de Work Management comienza con identificar ese trabajo, planificarlo y programarlo , y luego ejecutar el trabajo. Pero no termina ahí: el seguimiento es importante. Utiliza el análisis para averiguar qué ayuda y qué no.

Breve historia del Work Management.

Cuando nos referimos a breve, significa que realmente tendremos que hacer un resumen. Y lo cierto es que el concepto de gestión ha existido durante miles de años. Según Pindur, Rogers y Kim (1995), los enfoques elementales de la gestión se remontan al menos a 3000 años A.C., una época en la que los sacerdotes del Medio Oriente registraron por primera vez los registros de negocios.

Durante la Edad Media los gremios, una colección de artesanos y comerciantes, proporcionaron bienes hechos a mano, desde pan hasta armaduras y espadas para las Cruzadas. Estos artesanos eran, en esencia, pequeñas empresas productoras de bienes. Si bien no tenían realmente un gerente como lo conocemos actualmente, comenzaron a tener un administrador cuando se juntaron formando gremios.

Con la llegada de la Revolución Industrial, se crearon las fábricas, y con su crecimiento apareció la necesidad de dirección y organización, que se convirtió en un factor esencial para el progreso.

Entrada al siglo XX.

Avancemos un poco más en la historia, y vayamos al siglo pasado. Con la aparición de nuevas tecnologías, surgieron demandas de mayor productividad y eficiencia: la idea era optimizar la forma en que se realizaba el trabajo. Comenzó a surgir la necesidad de gestionar no solo la producción de los trabajadores, sino de vincular a toda la organización hacia un objetivo común.

Actualmente, los gerentes del siglo XXI deben enfrentar desafíos que sus contrapartes de antaño apenas podían imaginar. La creciente ola de tecnología (en todos los ámbitos), el impacto de la inteligencia artificial y la «nueva normalidad» en el vertiginoso mundo de hoy son apenas algunas demandas que enfrentan los gerentes de hoy.

Por eso, es muy importante aplicar un sistema en la empresa que permita poder responder ante estos desafíos.

Los elementos del Work Management.

Los elementos del Work Management son una poderosa herramienta de gestión de proyectos: incorporan administración de recursos, colaboración, organización de tiempo y tareas, elaboración de presupuestos, informes y mucho más. En cierto sentido, el Work Management es el eje alrededor del cual giran todos estos elementos. Si lo configuras correctamente, obtendrás más de tus equipos.

Si bien es probable que los detalles sean diferentes dependiendo de tu organización, comparten algunos puntos en común. Para recopilar estos elementos dispares en un todo cohesivo, es necesario trabajar con todo el equipo del proyecto para obtener sus comentarios. Sigue estos pasos:

1. Para gestionar el trabajo, primero debes definir cómo, cuándo y de qué manera se realizará el mismo. Sé minucioso y preciso. Aquí se plantearán los primeros bocetos.
2. Ahora viene el plan para determinar qué se hará, y quién estará a cargo de cada paso. Es importante, también, hacer una estimación de tiempo, y los recursos involucrados.
3. Si ya tienes el trabajo planificado, ahora tienes que crear un cronograma, para definir el flujo de trabajo y las responsabilidades. Una buena administración del tiempo es vital.
4. Enfócate en alcanzar los objetivos, prioriza el trabajo e incorpora las colaboraciones orientadas a la productividad.
5. Siempre haz un seguimiento del proceso, para capturar todo lo aprendido y las comunicaciones involucradas. Los registros son importantes.
6. Finalmente, usa la experiencia y la documentación para refinar lus procesos. El Work Management es un sistema que mejora continuamente.

Podemos resumir, entonces, las ideas principales del Work Management en el siguiente diagrama:

 

¿Por qué el Work Management es importante?

 

La respuesta obvia es que el Work Management es importante, al igual que cualquier método de gestión, porque mejora el rendimiento. Todo lo que puedas hacer para que tu equipo brinde calidad más rápido y con menos inversión financiera beneficiará al proyecto.

Un mejor rendimiento es una de las razones del Work Management, que conduce a entregables de mayor calidad a tiempo y dentro del presupuesto. Pero el Work Management también agiliza los procesos no solo para mejorar el rendimiento, sino también para reducir las redundancias que consumen innecesariamente tiempo y dinero valiosos.

Es por eso que las organizaciones de todo el mundo emplean este sistema: reduce el desperdicio. Deshacerse de aquellas actividades que no sirven para nada crea mejores proyectos. Es así de simple.

Pero hay más que producir un plan de Work Management activo, como fomentar la colaboración en tareas para trabajar mejor juntos. La comunicación es el hilo conductor de todos los procesos de gestión de proyectos, por lo que una mejor interacción de los miembros del equipo es parte de un programa de Work Management. Habla de colaboración, pero también de una dirección clara, por lo que no es necesario hacer las cosas más de una vez.

Palabras finales.

Nos referimos, por supuesto, al final de esta publicación. Y es que del Work Management queda mucho aún que decir, como veremos en las próximas entregas. Por ejemplo, puedes pinchar aquí para conocer las mejores prácticas para aplicar el Work Management.

Por ahora, nos despedimos recordando que es vital conectar a los equipos de trabajo utilizando las herramientas adecuadas. Esto servirá para brindar un mayor foco y seguimiento, lo que limitará las distracciones. Te recomendamos probar Asana, de forma totalmente gratuita por 30 días. Pronto tendremos interesantes propuestas para ti, así que continúa en sintonía con nosotros.

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