Evitar interrupciones: 10 consejos para conseguirlo

Es hora de volver a la rutina y la realidad que estamos viviendo nos empuja a generar cambios en nuestras costumbres. Muchos trabajadores se han visto empujados a teletrabajar desde casa y esto hace que se deban enfrentar a nuevas situaciones.

Sin embargo hay ciertas situaciones que, aunque varíen en su forma, se siguen manteniendo.  Es el caso de las interrupciones. Trabajar desde casa no nos libera de ellas. Por lo que hoy queremos hablaros sobre algunos consejos o medidas para evitarlas.

El ruido, los niños y las llamadas: las principales interrupciones.

Si bien es cierto que para muchos de nosotros trabajar desde casa nos resulta más productivo y eficiente, hay que tener presente que también hemos de hacer frente a múltiples interrupciones para conseguirlo.

A la hora de teletrabajar, el entorno doméstico incorpora algunos puntos a favor como el confort y la comodidad; pero también cuenta con algunos aspectos en contra como pueden ser las interrupciones provocadas por los niños y/o familiares, el ruido generado por la convivencia, una mala gestión de los dispositivos móviles durante la jornada laboral o las llamadas de compañeros y/o clientes pidiendo nuevas tareas.

Además de las interrupciones y las distracciones habituales, estos últimos meses se ha añadido una nueva que nos afecta a nivel emocional. Se trata de la ansiedad por mantenernos conectados en todo momento para estar informados sobre las últimas noticias e informaciones acerca del coronavirus.

Todas estas distracciones e interrupciones pueden acabar causando un importante desgaste, tanto físico como psicológico, en el empleado con la consecuente disminución de productividad.

Para evitar interrupciones durante nuestra jornada laboral y, así, mantener nuestra eficiencia en el trabajo es importante que tengamos en cuenta algunos aspectos básicos como los que te contamos en el artículo Teletrabajo: la mejor manera de hacer frente al Coronavirus

10 medidas para evitar interrupciones

En el artículo científico El coste del trabajo interrumpido, las investigadoras Gloria Mark y Daniela Gudith demuestran que la interrupción causada por cualquier distracción requiere un mínimo de 20 minutos para volver a centrarse en una tarea. Por ejemplo, a las 10 de la mañana en plena redacción de un email muy importante, un compañero te llama por otro asunto y estáis dos minutos al teléfono. El tiempo total para volver a centrarte en el email será, en realidad, de 22 minutos.

Para evitar que estas interrupciones nos tomen demasiado tiempo, os dejamos estos 10 consejos:

1.      Apunta la tarea y consúltala luego

Un empleado se encuentra en medio de una tarea que requiere toda su atención y recibe la llamada de un compañero o superior para encomendarle una nueva tarea.

Tener una libreta a mano para anotar lo que le solicitan y poder consultarlo luego le ayudará a reducir el tiempo de interrupción y no olvidar la nueva tarea. Eso sí, es importante informar a nuestro interlocutor que lo anotaremos para más tarde. Así sabrá que ha de ir al grano en la explicación para minimizar al máximo la interrupción y que sepa que nos encontramos en medio de una tarea importante.

2.      Aíslate

Independientemente de si compartes tu vivienda con más personas o tienes mascotas, concentrarse alcanza nuevas cotas de dificultad porque ya no es algo que dependa de nosotros mismos. Aislarnos en una habitación con la puerta cerrada nos ayudará a reducir el número de interrupciones que podamos sufrir.

Si bien no siempre es posible, otra alternativa para aislarnos de nuestro entorno es utilizar auriculares  a fin de evitar cualquier ruido. Los mejores para ello son los auriculares de botón (tapan el canal auditivo) o los circumaurales (cubren toda la oreja).

3.      Corta el parloteo. Ves al grano

Muchas de las interrupciones que recibimos empiezan con un “¿qué tal?”  o “¡cuánto tiempo!”. Substituirlo por un “dime, ¿qué necesitas?” nos ayudará a ir al grano y aplicar la máxima de que cuánto menos dure una interrupción, menos daño hace. Para socializar y charlar hay otros momentos y lugares más oportunos sin que afecten a nuestro trabajo.

4.      Divide la tarea en partes

Sabemos que por mucho que lo intentemos las interrupciones no desaparecerán. Por lo que te recomendamos que las tareas de mayor dificultad y/o tiempo las dividas en tareas más pequeñas.

Hacer tareas más pequeñas nos ayudará a hacerlas más rápidamente e ir terminándolas entre parones. Además que te resultará más fácil retomarlas en caso que te interrumpan.

5.      Aprovecha los momentos tranquilos

En todas las profesiones hay ciertos momentos del día en los que hay menos actividad y, con ello, menos interrupciones. Aprovechar estos pequeños oasis nos ayudará a trabajar mejor y poder mantener nuestra productividad.

6.      Programa bien tus tareas clave

Siguiendo el consejo anterior, hemos de saber programar bien nuestras tareas para que en aquellos momentos más tranquilos podamos realizar las tareas que requieren mayor concentración. Todos sabemos en qué momentos y días hay más interrupciones, por lo que nos resultará más sencillo evitar esas franjas para llevar a cabo tareas de alto nivel.

7.      Pide que no te interrumpan

Si tienes delante una tarea que requiere de toda tu atención o necesitas trabajar a tu mayor ritmo, no dudes en avisar a aquellos que te rodean (en casa y en el trabajo) para que no te interrumpan.

Sorprendentemente, son muy pocas las veces que pedimos un rato de paz sin interrupciones y eso influye en nuestra productividad. Por lo que no hemos de sentirnos mal al pedirlo.

8.      Aprende a decir “no”

Ya sea que trabajemos desde casa o en la oficina, siempre habrá algún compañero que nos pida ayuda y nos pille haciendo alguna de nuestras tareas. Intentar quedar bien o decirle “sí” para parecer más eficiente no nos ayudará. Muchas veces hay que decir “ahora no puedo, pero en un rato sí”. Esto no te convierte en un egoísta, sino en alguien inteligente.

9.      Completa todas las tareas

Siempre hemos de tratar de terminar por todos los medios aquello que estábamos haciendo cuando nos han interrumpido, sin importar qué o quién lo ha hecho. Dejar cosas sin terminar es una trampa en la que la mayoría de los empleados caen por ayudar a los demás.

Para evitar que esto nos ocurra, lo mejor es aplicar los consejos 1 y 10. Es decir, escuchar lo que nos piden, apuntarlos, acabar nuestra tarea y, después, ayudar.

10.  Cierra el email y silencia tu móvil

Dos de los principales causantes de interrupciones son el email y el teléfono móvil. Sin darnos cuenta, estamos pendientes de ellos durante toda nuestra jornada y eso hace que nuestra productividad disminuya considerablemente.

Establecer varias franjas de uso de ambas herramientas durante la jornada nos ayudará a evitar sus interrupciones y mejorar nuestra concentración en aquellas tareas que realmente lo requieran.

Evitar interrupciones familiares, lo más difícil de conseguir

Hacer partícipe a la familia de la necesidad de estar concentrados durante la jornada laboral es otro de los hitos a los que los teletrabajadores han de enfrentarse, especialmente si tienen que cuidar de ellos. No hay soluciones fáciles para conseguirlo, pero sí algunos consejos como los que os dejamos a continuación.

  1. Establecer normas domésticas para conciliar el trabajo y la familia como puede ser poner un horario en el que no ser interrumpidos.
  2. Explicar dichas normas a todos los miembros de la unidad familiar. En especial a los más pequeños de la casa.
  3. Aprovechar los horarios de sueño de los pequeños (si se tienen) para trabajar. Es decir, seguramente habrá que madrugar y aprovechar sus siestas.
  4. En caso de tener que vigilarlos constantemente, organizar la jornada en turnos de pareja para que uno de los dos progenitores se encargue de los niños y el otro pueda trabajar.
  5. No realizar tareas domesticas durante la jornada laboral. Poner la lavadora, barrer, limpiar los baños… estas tareas pueden (y deben) hacerse una vez finalizada la jornada.

 

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