Cuando hablamos de distintos aspectos de nuestra vida, todos queremos alcanzar el éxito. ¿No es cierto? Y muchas veces este anhelo está relacionado con lo productivos que podemos ser en nuestro día a día. En nuestra publicación anterior hablamos acerca de la constancia, algo que de hecho nos ayudará en nuestro objetivo. Si te estás preguntando cómo puedes alcanzar la mayor productividad posible, quédate con nosotros para profundizar en aquellos factores que puedes estar pasando por alto. ¡Vamos allá!
Tabla de contenidos.
- Vamos por partes: ¿Qué es la productividad?
- Factores de productividad.
- Piensa en los factores que reducen su productividad.
Vamos por partes: ¿Qué es la productividad?
La productividad se refiere a la eficiencia de una persona para completar una tarea. No se trata de hacer más en menos tiempo, sino de ser experto en lo que se hace.
En muchas ocasiones, hay factores que influyen en nuestro ritmo de trabajo, eficiencia y la calidad de lo que hacemos. Los llamaremos «factores de productividad». Y aunque puedan no parecer importantes en un primer momento, muchas veces es la atención a los pequeños detalles lo que determina el cumplimiento o no de una tarea. Veamos ahora cuáles son estos factores.
Factores de productividad.
Los factores de productividad son los elementos que tienen un impacto directo o indirecto en tu desempeño. Hemos recopilado una lista de factores de productividad que influyen en tu trabajo. Ya verás que algunos ajustes aquí y allá pueden ser de gran ayuda. Sin más preámbulos, analicemos todos estos factores de productividad en detalle y veamos cómo afectan tu eficiencia.
- Escucha para comprender, no para responder.
Uno de los principales factores de productividad que influyen en el trabajo de un equipo es la falta de comunicación. No solo debes escuchar para poder responder, sino para comprender. Escuchar atentamente te ayuda a concentrarte mejor. También alivia el riesgo de errores y malentendidos en las etapas posteriores. Escuchar atentamente significa menos espacio para errores y, por lo tanto, una mayor eficiencia. En lugar de pensar en un contraargumento, escucha lo que dice la persona y trabaja para comprender su punto de vista.
- Comunicarse y comprender.
«La comunicación es la clave del éxito», es algo que hemos visto repetido demasiadas veces. Si bien esto es cierto, nos gustaría agregar comprensión a esta oración, refiriéndonos al punto anterior, quedándonos con un «La comunicación y la comprensión son las claves del éxito». Lo cierto es que es posible que no avances mucho, a menos que tú y tu equipo estén en la misma página. Comunica tus expectativas y asegúrate de que el mensaje se comprenda con claridad. Es la única manera para que el mensaje se envíe sin confusión.
- Piensa, planifica y ejecuta.
Evita sumergirte inmediatamente en la tarea a realizar. Puedes mejorar tu productividad estructurando tu trabajo, lo que no es tan complicado como piensas. En primer lugar, ten en cuenta los requisitos del proyecto. Analiza cuidadosamente todos los puntos importantes y priorízalos en consecuencia.
A continuación, teniendo en cuenta los fundamentos de la tarea, planifica el proceso. Organiza, categoriza y estructura tus tareas para evitar complejidades innecesarias. Sólo una vez que hayas terminado con estos pasos, ejecuta tu plan y ve los resultados tú mismo. La incorporación de estos tres pasos en tu rutina de trabajo mejorará significativamente tu productividad.
- Dividir y subdividir.
Dividir y subdividir un proyecto reduce tu carga. Divide tu proyecto en partes pequeñas y asigna estas partes a los miembros de tu equipo. También puedes marcar la duración de cada tarea para una entrega oportuna.
Puedes asignar una tarea a un miembro si es simple. Se pueden asignar tareas complejas a equipos designados. Los miembros del equipo pueden subdividir aún más sus respectivas tareas para mayor eficacia.
Desarrolla una estructura de desglose del trabajo para optimizar su productividad. Ya verás que si divides un proyecto en tareas manejables, serán más fáciles de administrar y se pueden realizar a tiempo.
- Mantente motivado.
Es fácil perder interés en tu trabajo cuando se vuelve demasiado monótono y redundante. La falta de motivación es un factor de productividad importante que incide negativamente en la eficiencia de tu trabajo, ya que puedes perder fácilmente el enfoque.
Para mantenerte motivado, puedes hacer las cosas que normalmente haces para motivarse. Ve a ese restaurante que te gusta o almuerza con tus seres queridos. Cuando esto no funciona, es necesario cambiar el curso de tu pensamiento: piensa en otras formas que podrían ayudarte a encontrar tu musa de regreso.
- Prueba un software de gestión de proyectos.
Si tienes problemas para administrar tu equipo y dividir las tareas, te sugerimos que utilices un software de gestión de proyectos. Tal como sugiere su nombre, el software de gestión de proyectos te ayuda a realizar un seguimiento del progreso de tu trabajo. Ayuda en la planificación, organización y gestión de tus recursos.
Esto es muy práctico, ya que la división puede ayudarte a concentrarte en una tarea a la vez, y también puede facilitar la gestión eficiente de tu equipo.
- Descansa bien: ¡Relájate y empieza de nuevo!
No te engañes pensando que esas horas extra de trabajo pueden hacer que tengas éxito al instante. Saltarse el almuerzo o el tiempo de descanso que tanto necesitas no te hará más productivo. Aunque no lo creas, el descanso es un factor de productividad importante, y a menudo es ignorado por muchos. Necesitas ese par de horas de descanso para mejorar tu ritmo.
Asigna el tiempo apropiado a cada una de tus tareas. En lugar de trabajar durante largas y agotadoras horas, haz más trabajo en menos horas. Además, es recomendable que evites sobrecargarte con trabajo excesivo. No te preocupes por los detalles más pequeños: los profesionales sugieren tomar descansos regulares durante las horas de trabajo para refrescar su mente.
- Cambia tu forma de pensar.
A veces, cambiar de perspectiva puede facilitar las cosas. Aunque no lo creas, cambiar tu modo típico de pensar podría abrir nuevos horizontes. Es posible que pueda completar una tarea cambiando apenas el curso de tus acciones.
Si sientes que no puedes conseguirlo por tí mismo, ¡No desesperes! También puedes recibir ayuda de los miembros de tu equipo. Escucha sus opiniones sobre una acción en particular: es posible que encuentres una mejor manera de hacer las cosas.
- Encuentra un mentor.
Puede ser difícil administrar todo tú mismo. A veces, incluso puedes encontrarte en un callejón sin salida. En momentos como estos, necesitas la ayuda de un mentor.
No te sientas avergonzado si debes buscar ayuda. Después de todo, no somos perfectos. Además, es probable que una segunda opinión te ayudará a encontrar las lagunas que podrías haber pasado por alto, y a solucionarlas.
Búscate un mentor, una persona que pueda observar objetivamente tu trabajo y dar una opinión honesta sin juzgar. Sus conocimientos, consejos y sugerencias racionales te ayudarán a mejorar tu trabajo casi a la perfección.
- Evaluar y reevaluar.
Como comentábamos en el punto anterior, no somos perfectos, ni tampoco lo que producimos. Lo cierto es que siempre hay margen para mejoras, y esto no es malo, sino que nos ayuda a alcanzar las mejores versiones de nosotros mismos… y de nuestro trabajo. Entonces, si crees que haz hecho todo lo posible, piénsalo de nuevo. Siempre es mejor evaluar y reevaluar su trabajo.
Tan pronto como hayas terminado con tu trabajo, descansa, relaja los nervios durante un par de horas y luego vuelve a revisarlo: analízalo a fondo, busca errores menores y elimínalos antes de que obstaculicen tu trabajo. Luego, reevalúa tu trabajo para asegurarte de que te has deshecho de toda la basura innecesaria.
Las revisiones pueden ayudarte a limpiar tu trabajo, hacer mejoras y llevarlo lo más cerca posible de la perfección humanamente.
Piensa en los factores que reducen tu productividad.
Relee los factores que vimos anteriormente, y piensa cómo puedes aplicarlos para mejorar tu trabajo cotidiano. Quizás te parezca mucho para revisar inicialmente, pero no temas. Puedes ponerte en contacto con nosotros para tener un primer acercamiento gratuito de 30 minutos, en el cual te ayudaremos a revisar la productividad de la empresa, al tiempo que también puedes consultar con nosotros acerca des software que te ayudará a administrar tu proyecto. ¡No esperes más! Te estamos esperando.
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