Project Management y Work Management: ¿Cuál es la diferencia?

En una publicación anterior comenzamos a abordar el tema del Work Management, y de su importancia dentro de la empresa. Te recomendamos leerla si quieres conocer más acerca de este tema apasionante. Sin embargo, si seguimos investigando nos encontramos con otro término, Project Management, que vale la pena conocer a fondo. Ahora llegamos a las preguntas que nos interesan hoy: ¿en qué se diferencian Work Management y Project Management? ¿Son lo mismo? ¿Da igual cuál elijamos aplicar en nuestra empresa? Continúa con nosotros para despejar estas dudas.

Tabla de contenidos.

• La importancia del software de colaboración.
• ¿Qué es el Project Management?
• ¿Es el Project Management un sistema independiente?
• Repasemos: ¿Qué es el Work Management?
• ¿Qué es mejor, una plataforma de Work Management o una de Project Management?
• ¿Estás listo para aplicarlo en tu empresa?

La importancia del software de colaboración.

Al igual que todas las herramientas de colaboración, las de Work Management (gestión del trabajo) y las de Project Management (gestión de proyectos), también ayudan a que los equipos trabajen juntos. En particular, en estos tiempos en que se trabaja más a distancia y separados, los equipos usan software de colaboración para estar conectados; puede ser a través de chats, gestión de emails, videoconferencias y mucho más.

Actualmente, existen más equipos que usan herramientas de colaboración que nunca. De hecho, al cambiar al trabajo remoto debido a la pandemia por COVID-19, el 62 % de los equipos usan las herramientas de colaboración con mayor frecuencia, y uno de cada cinco empleados (el 19 %) usa software para colaboración por primera vez.

Las herramientas de colaboración favorecen la unión de tu equipo. Pero las comunicaciones son solamente uno de los elementos de la colaboración. Las herramientas para gestión del trabajo y de proyectos potencian a las de colaboración comunicativa y son útiles para planificar proyectos, coordinar el trabajo y cumplir objetivos.

¿Qué es el Project Management?

El Project Management (gestión de proyectos) es una forma de abordar los proyectos, independientemente del tamaño que tengan. Con un software para gestión de proyectos como Asana puedes definir entregas claras y logros claves dentro de un plazo fijado, para alcanzar objetivos específicos, solo o en equipo.

Al principio, el software para gestión de proyectos se desarrollaba para que una persona, el gerente del proyecto, lo usara para coordinar, asignar y presentar proyectos y tareas. Hoy en día, cualquier equipo puede usar software para gestión de proyectos sin ningún problema. Cualquiera puede empezar a usar las nuevas opciones de software para gestión de proyectos y organizarse.

¿Es el Project Management un sistema independiente?

El Project Management es parte de un sistema mucho más amplio de planificaciones: el Work Management. Así que si tienes dudas acerca de cuándo usar la gestión de proyectos y cuándo, la gestión del trabajo, piénsalo de este modo: las herramientas de gestión de proyectos sirven para coordinar los proyectos individuales, mientras que con las de gestión del trabajo puedes elaborar un sistema y procesos para todos los trabajos, que incluyen desde las tareas diarias a los objetivos de la empresa.

Las soluciones de Project Management a menudo tienen un enfoque más limitado, ya que dependen más de la planificación inicial y de que existan limitaciones específicas de tiempo y presupuesto, lo que conduce a una sensación de rigidez. La gestión del trabajo, por otro lado, tiende a ser más flexible, porque está diseñada para dar cuenta de todo tipo de trabajo, incluido el trabajo operativo abierto, la colaboración multifuncional que no está vinculada a proyectos específicos y las tareas ad-hoc.

Repasemos: ¿Qué es el Work Management?

Como lo comentamos en otra publicación, el Work Management es la intersección de los proyectos, los procesos y el know-how de la empresa con el equipo para estructurar el flujo de trabajo. Para decirlo de forma más sencilla, es organizar el trabajo en tu empresa para que sea más ágil, eficiente y rentable, con el menor esfuerzo posible.

El Work Management ayuda a que los equipos organicen sus flujos de trabajo; puede ser un proyecto, un proceso continuo o tareas rutinarias. Al aportar claridad y visibilidad a los miembros del equipo de todos los niveles, hace que los objetivos se cumplan más rápido. Con una herramienta de gestión del trabajo puedes coordinar a las personas y el trabajo de toda una organización. Además, puedes garantizar que todos tengan la información que necesitan para trabajar en lo más importante.

¿Qué es mejor, una plataforma de Work Management o una de Project Management?

Las herramientas para gestión de proyectos pueden ser muy útiles si lo que quieres es hacer un trabajo puntual. Estas herramientas te ayudan a centrarte en tu trabajo y a cumplir con los objetivos. Pero ser efectivos en una empresa, no significa que solamente haya que completar tareas individuales. Aunque los pasos pueden ser consecutivos, como en el Work Management, los proyectos tienden a tener estructuras flexibles completas con espacio para ediciones o cambios, y vienen con limitaciones en forma de cronogramas, presupuestos y recursos. También vale la pena señalar que los proyectos tienden a ser temporales. Una vez alcanzado el objetivo, el proyecto finaliza. A diferencia de la naturaleza del Work Management, cada proyecto tiene una vida útil limitada que concluye con algún tipo de entrega.

Con una plataforma de Work Management, no solo puedes cumplir con un proyecto individual, también puedes asegurarte de no pasar nada por alto. Puedes crear procesos repetitivos y sistemas confiables que tu equipo use, tanto para un proyecto en particular como para todos los demás.

¿Estás listo para aplicarlo en tu empresa?

No solo necesitamos claridad con respecto a nuestro trabajo diario; para promover la unidad y el éxito del equipo hace falta tener un conocimiento más amplio acerca del rol que ocupamos en la misión global de la empresa. Se puede colaborar y lograr trabajos excelentes sin importar dónde estés. Da lo mismo que tu equipo esté trabajando temporalmente remoto, separado o en transición para volver a trabajar desde la oficina. Las plataformas de gestión del trabajo como Asana te ayudan a obtener mayor visibilidad del trabajo para que tanto tu equipo como tú sepan quién se ocupa de qué y cuál es el plazo de entrega.

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